0. Sommario

1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
2. RIFERIMENTI NORMATIVI
3. TERMINI E DEFINIZIONI
4. ATTIVITA’
4.1 POLITICA AZIENDALE
4.2 RUOLI E RESPONSABILITÀ
4.3 FORMAZIONE E TRASPARENZA
4.4 SEGNALAZIONE VIOLAZIONI
4.5 REGISTRAZIONE VIOLAZIONE
4.6 VALUTAZIONE DELLA SEGNALAZIONE ED AVVIO PROCESSO D’ INDAGINE
4.7 PROCEDURA PROCESSI DI INDAGINE
5. CANALI DI SEGNALAZIONE
5.1 CANALE INTERNO
5.2 CANALE ESTERNO
5.3 DIVULGAZIONE PUBBLICA
5.4 DENUNCIA ALL’AUTORITA’ GIUDIZIARIA O CONTABILE
6. APPLICABILITA’
7. RISERVATEZZA
ALLEGATI

1. Scopo e campo d’applicazione

Il presente documento definisce il Sistema di Gestione delle violazioni e delle segnalazioni (whistleblowing) effettuate da parte del personale, anche se cessato, per fatti verificatisi all’interno dell’organizzazione aziendale nel periodo in cui lo stesso ha esercitato l’attività presso l’intermediario, anche in forma diversa dal rapporto di lavoro subordinato.
 

2. Riferimenti normativi

Per l’implementazione della presente procedura in attuazione del SGC nonché di tutta la documentazione prescrittiva sono state seguite le prescrizioni contenute nella normativa di settore.
 
D.Lgs. 24 del 10-03-2023
“ATTUAZIONE DELLA DIRETTIVA (UE) 2019/1937 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO, DEL 23 OTTOBRE 2019, RIGUARDANTE LA PROTEZIONE DELLE PERSONE CHE SEGNALANO VIOLAZIONI DEL DIRITTO DELL’UNIONE E RECANTE DISPOSIZIONI RIGUARDANTI LA PROTEZIONE DELLE PERSONE CHE SEGNALANO VIOLAZIONI DELLE DISPOSIZIONI NORMATIVE NAZIONALI”
 

3. Termini e Definizioni

Violazione: Fatti o atti che possono costituire violazioni di norme di interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’agenzia.
 
Processo di indagine: Processo di valutazione, esame e consuntivazione dei rapporti relativi a istanze di non- compliance sospette o effettive.
 
RSISV: Responsabile dei Sistemi Interni di Segnalazione delle Violazioni, nominato dall’agenzia per la gestione interna delle violazioni.
 
SGC: Sistema di Gestione della Compliance.
 

4. Verifica requisiti dimensionali ed organizzativi

4.1 Politica Aziendale

La politica aziendale comprende l’impegno dell’Organo amministrativo alla promozione della cultura della legalità e della trasparenza al fine di incentivare l’uso del meccanismo delle segnalazioni affinché l’intera organizzazione operi in un ambiente favorevole e propizio a incoraggiare le segnalazioni di possibili comportamenti illeciti o irregolari nella consapevolezza che le stesse saranno ricevute, analizzate e verificate con il necessario rigore e nel rispetto della riservatezza e della protezione dei dati personali del segnalante e del segnalato.
 

4.2 Ruoli e Responsabilità

Il Responsabile attività intermediazione approva la presente procedura, indicante il Sistema Interno di segnalazione delle violazioni (whistleblowing) e processi di indagine.
 
Il Responsabile dei Sistemi Interni di Segnalazione delle Violazioni (RSISV) svolge il ruolo di soggetto esterno, al quale è affidata la gestione del canale di segnalazione interna essendo in possesso dei seguenti requisiti:

• non essere gerarchicamente o funzionalmente subordinati all’eventuale soggetto segnalato;
• non essere lui stesso presunto responsabile della violazione segnalata;
• non avere un potenziale interesse correlato alla segnalazione delle violazioni tale da comprometterne l’imparzialità e l’indipendenza di giudizio;
• non partecipare all’adozione degli eventuali provvedimenti decisionali originati dalla segnalazione delle violazioni;
• avere l’obbligo di garantire la confidenzialità delle informazioni ricevute, anche in merito all’identità del segnalante che, in ogni caso, è opportunamente tutelato da ritorsioni, condotte discriminatorie o comunque comportamenti sleali conseguenti alla segnalazione.

Altresì:

• riceve direttamente le segnalazioni relative alle violazioni tentate, sospette o effettive da parte del personale interno;
• attiva la procedura di indagine a seguito della ricezione di una segnalazione, anche tramite l’ausilio dell’auditor interno di riferimento;
• trasmette al Responsabile attività intermediazione i risultati circa l’esito delle indagini

 
L’auditor Interno, su richiesta del Responsabile dei Sistemi Interni di Segnalazione delle Violazioni, svolge le attività operative nei processi di indagine, nonché riferisce le risultanze dei processi di indagine al Responsabile dei Sistemi Interni di Segnalazione delle Violazioni raccogliendo informazioni documentate.
 

4.3 Formazione e Trasparenza

L’organo amministrativo, in qualità di promotore della cultura della legalità  e  della  trasparenza, si impegna a garantire una specifica formazione ad ogni livello della struttura aziendale al fine di permettere la piena conoscenza delle procedure di segnalazione delle violazioni (whistleblowing) e di incoraggiare il personale a segnalare ogni possibile situazione di rischio, nonché a garantire che i destinatari delle segnalazioni trattino con confidenzialità l’identità del segnalante e del segnalato.
 
L’istruzione relativa alla procedura di “Segnalazione delle violazioni (whistleblowing)” è:

• comunicata agli addetti in fase di inizio rapporto di collaborazione e periodicamente, con acquisizione della  presa visione del documento;
• esposta e resa facilmente visibile nei luoghi di lavoro, nonché accessibili alle persone che pur non frequentando i luoghi di lavoro intrattengono un rapporto giuridico con l’agenzia;
• resa disponibile sul sito internet del soggetto esterno incaricato dall’agenzia in una specifica sezione

 

4.4 Segnalazione Violazioni

4.4.1. Chi può fare la segnalazione
Le segnalazioni possono essere effettuate da tutto il personale, anche in forma diversa dal rapporto di lavoro subordinato, che venga a conoscenza di condotte illecite o noncompliant per le quali è applicabile la presente procedura durante il rapporto lavorativo in essere, durante il periodo di prova, successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico (se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel  corso  del  rapporto  stesso)  o, quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali.

4.4.2  Cosa si può segnalare
Comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’agenzia e che consistono in:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

Non costituiscono, invece, oggetto di segnalazione le seguenti casistiche:

• le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’Autorità giudiziaria che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate;
• le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell’allegato al decreto ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nella parte II dell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell’allegato al decreto;
• le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea;
• comportamenti, atti od omissioni verificatisi in agenzia in tema di Privacy e Cyber Risk, in quanto non espressamente citate nelle fattispecie

Non sono ricomprese tra le informazioni sulle violazioni segnalabili o denunciabili le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sola base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd. voci di corridoio).

4.4.3  Condizioni per la Segnalazione
Ragionevolezza:
Al momento della segnalazione o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica, la persona segnalante o denunciante deve avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate, siano vere e rientrino nell’ambito della normativa.

Modalità:
La segnalazione o divulgazione pubblica deve essere effettuata utilizzando i canali previsti (interno, esterno e divulgazione pubblica) secondo i criteri indicati al par. 5.

4.4.4.  Divieto di Ritorsioni
Qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare, alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto, da intendersi come danno ingiustificato.

L’ente che si occupa della valutazione dei comportamenti ritenuti ritorsivi è l’ANAC a cui spetta la ricezione delle comunicazioni del settore assicurativo e le conseguenti valutazioni dei comportamenti ritorsivi.

La protezione dalle ritorsioni si intende estesa ad altri soggetti quali:

• al facilitatore (persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione e operante all’interno del medesimo contesto lavorativo);
• alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
• agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali le stesse persone lavorano nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

4.5 Registrazione Violazione

Il RSISV, ricevuta la segnalazione della violazione, provvede alla sua catalogazione, mediante numerazione progressiva e suddivisa separatamente tra anonime e nominative, tramite catalogazione su apposito registro.

Le segnalazioni ricevute e il relativo registro sono conservate in base alla normativa vigente in materia di protezione dati personali, tenuto conto dei principi di proporzionalità, pertinenza, non eccedenza e ragionevolezza.

Le segnalazioni, interne ed esterne, e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e, comunque, non oltre i cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

Il RSISV, essendo esterno all’agenzia, garantisce il trattamento della segnalazione e la conduzione del relativo processo di indagine in modo indipendente e senza conflitti di interesse, pur essendo in possesso delle competenze necessarie all’effettuazione delle relative valutazioni.
 

4.6 Valutazione della Segnalazione ed Avvio Processo Indagine

Le segnalazioni delle violazioni sono vagliate, accertate e verificate dal RSISV, allo scopo di enucleare la presenza di un ragionevole presupposto di fondatezza o di attendibilità con riferimento alla possibilità di attivare in concreto verifiche circa i fatti segnalati, dando luogo a dei processi di indagine interni.

Qualora dalle informazioni in possesso non sia possibile valutare la fondatezza o, per qualsiasi motivo, si renda necessaria una verifica più approfondita, il RSISV può delegare l’Auditor Interno relativamente alla raccolta delle informazioni e delle evidenze relative alle violazioni tentate, sospette o effettive, così da poter valutare in modo equo ed imparziale la segnalazione.

Nei casi in cui la genericità delle segnalazioni non consenta di avviare una verifica, il RSISV procede all’archiviazione, previo riscontro al segnalante.
 

4.7 Procedura Processi Indagine

Istruttoria violazione
Il processo di indagine da parte del RSISV (o dell’Internal Auditor qualora delegato) avviene mediante:

• intervista di addetti dell’agenzia o dei responsabili;
• intervista a contraenti;
• acquisizione di

Dopo aver ottenute le informazioni necessarie o, in alternativa, aver appurato l’impossibilità del reperimento delle stesse, il RSISV procede a catalogare la violazione come:

• non compliance effettiva, qualora venga appurata una violazione degli obblighi o della politica della compliance;
• non compliance sospetta, qualora non si possibile dare un giudizio univoco sull’avvenuta violazione o il processo di indagine si sia interrotto a causa della mancanza di

 
Comunicazione dei risultati d’indagine e chiusura segnalazione

In seguito alla verifica, il RSISV elabora il documento “rapporto di Indagine” in cui lo stesso evidenzia le segnalazioni ricevute, il risultato del processo di indagine ed il nominativo dell’addetto  che ha eventualmente commesso la violazione.

Il Rapporto di indagine viene poi inviato al Responsabile/i dell’attività di intermediazione, con richiesta di attuazione delle azioni entro i tempi stabiliti (laddove necessarie), per ripristinare la conformità dei prodotti/servizi interessati, anche procedendo, ove opportuno, alla relativa informazione al contraente/interessato e, laddove presente ed attuato un MOG agenziale, al relativo OdV.

Una volta completata la procedura di indagine, il segnalante (qualora la segnalazione non sia stata anonima) ed il segnalato vengono notificati dell’esito della procedura di indagine ed informati sul seguito della segnalazione della violazione.

Qualora il segnalante sia corresponsabile della violazione, allo stesso spetterà un trattamento privilegiato rispetto agli altri corresponsabili.

Con la consegna del Rapporto di indagine al responsabile dell’attività di intermediazione, la segnalazione ed il conseguente processo di indagine può considerarsi concluso.

Le comunicazioni tra le parti devono avvenire in modo tale da:

• garantire la riservatezza e la protezione dei rapporti di segnalazione e dei dati personali del segnalante e del segnalato ai sensi del regolamento UE 679/2016, salva la possibilità di rivelare l’identità del segnalante solo previo consenso o quando la conoscenza è indispensabile per la difesa del segnalato;
• proteggere il segnalante da qualsiasi azione o comportamento discriminatorio, ritorsivo o comunque sleale conseguente alla segnalazione delle violazioni;
• proteggere il segnalato da delazioni volte solo a danneggiare la reputazione dello stesso;
• evitare situazioni in cui il segnalante possa abusare della procedura per ottenere vantaggi personali;
• consentire al personale di ricevere assistenza nel processo di segnalazione;
• garantire che i procedimenti disciplinari non possano basarsi esclusivamente sulla segnalazione delle

 
Nello svolgimento di un’indagine e di qualsiasi azione successiva, l’Organizzazione pondera fattori quali:

• le leggi vigenti;
• la sicurezza del personale;
• il rischio di diffamazione nel rilasciare dichiarazioni;
• la tutela delle persone che fanno segnalazioni e di altri coinvolti o menzionati nella segnalazione;
• potenziali responsabilità penali, civili e amministrative, perdite finanziarie e danni alla reputazione per l’organizzazione e gli individui;
• qualunque obbligo giuridico o beneficio per l’organizzazione da segnalare alle autorità;
• il mantenimento del segreto sulla questione e sull’indagine finché non si siano accertati i fatti;
• la necessità dell’alta direzione di richiedere la piena collaborazione da parte dei membri del personale coinvolti nell’indagine.

 

5. Canali di Segnalazione

Le segnalazioni possono essere effettuate nei confronti di:

• delegati assicurativi;
• dipendenti agenziali;
• collaboratori

 
Il segnalante deve fornire ogni elemento utile a consentire le verifiche a riscontro della fondatezza dei fatti segnalati. A tal fine la segnalazione deve contenere i seguenti elementi:

• una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
• le circostanze di tempo e di luogo in cui i fatti sono stati commessi;
• le generalità o, se non disponibili, altri elementi che consentano di identificare il soggetto che avrebbe posto in essere i fatti segnalati
• l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
• l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
• ogni altra informazione o documento pertinente ai fatti

I canali tramite il quale è possibile segnalare le violazioni sono i seguenti:
 

5.1 Canale Interno

Il RSISV, in qualità di soggetto esterno al quale è affidata la gestione del canale di segnalazione interna, provvederà a svolgere le seguenti attività:

• rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
• mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante (qualora la segnalazione non sia stata effettuata in forma anonima) e può richiedere a quest’ultima integrazioni qualora necessario;
• dà diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
• fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione;
• mette a disposizione in una sezione dedicata del proprio sito internet (https://www.snaservice.it/) informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne, nonché sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni

 
Il soggetto che intende effettuare una segnalazione può portare a conoscenza il RSISV della violazione rilevata, utilizzando una delle seguenti modalità:
 
5.1.1  Segnalazioni Effettuate in forma scritta
La segnalazione interna, in forma scritta, potrà essere incardinata tramite due modalità:

1. compilazione del Modulo per la segnalazione delle violazioni,

da trasmettere, a mezzo posta, all’indirizzo via Lanzone n. 2 – 20123 Milano.

Per poter usufruire della garanzia della riservatezza ed effettuare la segnalazione in modalità anonima occorre applicare le seguenti indicazioni:

• non compilare la sezione “DATI DEL SEGNALANTE”;
• non indicare il mittente;
• l’invio dovrà essere effettuato tramite doppia busta chiusa (una contenente segnalazione e documentazione, l’altra contenente i dati identificativi del segnalante con documento di riconoscimento, in ogni caso facoltativi) contenute in una terza busta chiusa, che dovrà recare all’esterno la dicitura “riservata al Responsabile dei Sistemi Interni di Segnalazione delle Violazioni (RSISV)”. Optando per questo canale il segnalatore fornisce implicitamente il consenso al trattamento dati come specificato nell’informativa privacy consultabile nell’area segnalazioni del sito web https://www.snaservice.it/.

 

2. compilazione del FORM anonimo presente nell’area segnalazioni del sito web https://www.snaservice.it/.

Per poter usufruire della garanzia della riservatezza ed effettuare la segnalazione in modalità anonima occorre non compilare la sezione “MAIL” e “TELEFONO”.

Entrambe le procedure garantiscono la possibilità di effettuare una segnalazione in forma anonima, senza quindi indicare le generalità del soggetto.

Saranno in questo caso prese in considerazione le segnalazioni presentanti elementi adeguatamente circostanziati, relative a fatti di particolare gravità ed in possesso dei requisiti di ragionevolezza e modalità specificati al punto 4.4.3.
 
5.1.2  Segnalazioni Effettuate in forma orale
La segnalazione interna, in forma orale, potrà essere effettuata tramite incontro in videocall con il RSISV tramite compilazione del form presente nell’area segnalazioni del sito web https://www.snaservice.it/.

Il modulo va compilato specificando in corrispondenza della sezione “Descrizione del fatto” la richiesta di concordare una videocall con il RSISV per effettuare una segnalazione orale relativa ad una presunta violazione.

In tal caso è necessario che il segnalante fornisca numero di telefono ed indirizzo email per poter dar seguito alla richiesta di contatto entro un termine ragionevole e poter poi registrare e conservare la segnalazione ai sensi del regolamento.

Per la segnalazione verrà quindi utilizzato un sistema di messaggistica vocale registrato.

La segnalazione, previo consenso della persona segnalante, è documentata a cura del personale addetto mediante registrazione su dispositivo idoneo alla conservazione ed all’ascolto.
 

5.2 Canale Esterno

In questo caso la segnalazione in materia di Antiriciclaggio dovrà essere presentata secondo le istruzioni applicative rese disponibili da ANAC e verrà gestita secondo le modalità e le tempistiche previste dall’ANAC stessa. Per quando riguarda le segnalazioni relative all’applicazione di un MOG agenziale (laddove questo sia presente ed attuato), le stesse andranno indirizzate all’Autorità Pubblica Giudiziaria.
 
I segnalanti possono utilizzare il canale esterno quando:

• non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico

 

5.3 Divulgazione pubblica

Tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone). I segnalanti possono ricorrere alla divulgazione pubblica qualora ricorra una delle seguenti condizioni:

• il segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterne (o direttamente una segnalazione esterna) secondo le modalità contenute in questa procedura e non è stato dato riscontro entro i termini previsti in merito alle misure previste o adottate per dar seguito alle segnalazioni;
• il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione

 

5.4 Denuncia all’Autorità Giudiziaria

Il Decreto Whistleblowing riconosce ai soggetti tutelati anche la possibilità di rivolgersi alle autorità giudiziarie per denunciare i fatti illeciti appresi nel contesto lavorativo.
 

Applicabilità

La presente agenzia dichiara di aver attivato i seguenti canali di segnalazione:

• CANALE INTERNO;
• CANALE

 

7.Riservatezza

L’uso di tale documento deve intendersi esclusivamente interno. Qualunque riproduzione totale o parziale dei contenuti di tale documento, e dei documenti allegati ivi richiamati, senza autorizzazione scritta, soprattutto per finalità commerciali, è espressamente vietata e perseguita a norma di legge.

Allegati – Documenti di Registrazione

1. modulo di segnalazione delle violazioni